Quando o consultório precisa de um gestor?

Frente: Recrutamento Pergunta central: Em que momento faz sentido contratar alguém para gerir a operação em vez de ampliar a equipe de atendimento?

Faz sentido quando o problema deixou de ser volume de trabalho e passou a ser coordenação. Se você tem três ou mais pessoas na equipe, decisões de rotina continuam subindo para o médico e ninguém acompanha número nenhum entre uma reunião e outra, o gargalo não se resolve contratando mais uma recepcionista. Contratar mais gente para uma operação sem coordenação apenas distribui a desorganização.

Quais sinais indicam falta de gestão, e não falta de braço?

Alguns são claros. Tarefas caem entre duas pessoas e ninguém assume. Combinados se perdem em uma semana. O médico é interrompido por assuntos operacionais no meio do atendimento. Indicadores existem, mas são olhados quando alguém lembra. Conflitos entre membros da equipe chegam ao médico sem filtro. E a seleção, a integração e o acompanhamento de novos funcionários acontecem no improviso.

Esses sinais apontam para ausência de um responsável pelo funcionamento do conjunto, e não para falta de pares de mãos.

O que esse profissional precisa entregar?

Antes de abrir a vaga, escreva o que a posição responde. Normalmente são cinco frentes: rotina e processos da operação, gestão das pessoas do dia a dia (escala, desempenho, conflitos), acompanhamento dos indicadores comerciais e de agenda, relação com fornecedores e compras, e a ponte entre o médico e a equipe, para que decisões operacionais parem de subir.

O perfil que funciona costuma ser alguém com experiência em serviço de alto padrão e capacidade de conduzir pessoas, com maturidade para sustentar combinados. Conhecimento do setor de saúde ajuda e não substitui a competência de gestão. O que quase nunca funciona é promover a pessoa mais antiga da recepção sem prepará-la, porque liderar exige habilidades diferentes das que fizeram ela se destacar atendendo.

Onde fica o ponto de virada

A virada acontece quando o médico mede quantas horas por semana ele gasta em decisão operacional e quanto isso representa da agenda que poderia estar em atendimento ou em estratégia. Esse número costuma justificar a posição sozinho. O passo seguinte, definir o escopo, escolher o perfil certo e construir a transição sem gerar ruído com quem já está na casa, é delicado e é onde a maioria das tentativas fracassa, porque a vaga é aberta sem que o escopo esteja escrito.

Resumo

• Quando decisões de rotina continuam subindo para o médico, falta coordenação, não braço.
• A posição precisa ter escopo escrito antes de a vaga ser aberta, em geral sobre cinco frentes.
• Promover a pessoa mais antiga sem preparação costuma custar uma boa profissional de atendimento.

Se você é o único ponto de decisão da sua operação, talvez a próxima contratação não seja de atendimento. Fale com a Destak para conversar sobre o processo de seleção da sua equipe.